Auf die Hochzeit vorbereiten: Daran darf es nicht scheitern
Die Hochzeit darf nicht an Kleinigkeiten scheitern und daher habe ich als ein erfahrener Hochzeitsfotograf wichtige Informationen zusammengefasst. Bei Veranstaltungen jeder Art kriege ich nämlich mit, an welchen Punkten es oftmals hakt – das soll Ihnen erspart werden.
Wichtig ist vorab zu erwähnen, dass es oftmals an der Zeit liegt. Die Hochzeit sollte so geplant werden, dass es mindestens ein Jahr Vorlaufzeit gibt. Innerhalb dieser Zeit können einzelne Punkte abgearbeitet werden. Eine Hochzeit lässt sich auch in vier Wochen organisieren – dann sollte aber auch ein erfahrener Hochzeitsplaner engagiert werden.
Termin überlegen: Wann bietet es sich an zu heiraten?
Zuerst sollte sich auf ein Termin geeinigt werden, welcher deutlich in der Zukunft liegt, sodass Familie und Freunde auch Urlaub eintragen können. In der Regel wird für die Hochzeit der Jahrestag verwendet. Sollte das aber nicht möglich sein, weil der Jahrestag im Winter liegt und Sie eher im Frühling oder Sommer heiraten möchten, dann kann eventuell nach einer Datumskombination Ausschau gehalten werden.
Andererseits könnte die Hochzeit genauso auch auf einen Geburtstag fallen. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, hierzu hat jeder individuell seine Bedürfnisse oder Wünsche. Sehr gefragte Hochzeitsdaten waren zum Beispiel 07.07.2007 oder der 12.12.2012. So hat auch jeder eine Eselsbrücke, wodurch es beinahe unmöglich ist, den Hochzeitstag zu vergessen.
Wie soll geheiratet werden?
Insgesamt gibt es folgende Möglichkeiten für eine Hochzeit in Deutschland:
Standesamt
Kirche
Freie Trauung
Wenn Braut oder Bräutigam aber kein Mitglied der Kirche ist, dann kann keine kirchliche Trauung stattfinden. Das Standesamt ist selbstverständlich die erste Instanz und glücklicherweise sind diese stets hervorragend aufbereitet. Das kommt auf den Hochzeitsfotos perfekt zur Geltung!
Eine freie Trauung ist dagegen schon etwas komplizierter, denn das Wetter kann immerhin nicht beeinflusst werden. Viele Paare einigen sich auf einen Kompromiss und versuchen in der Hinterhand noch eine Location zu haben, in welcher problemlos geheiratet werden könnte, wenn das Wetter nicht mitspielen möchte.
Budgetplanung: Was kostet eine Hochzeit?
Zuerst müssen die Hochzeitseinladungen versendet werden und dies geschieht für gewöhnlich mit einer Einladungskarte, einem Kirchenheft sowie Menükarten, Tischkarten und eventuell weiteren Danksagungen oder ähnliches. Die Kosten belaufen sich dafür je nach Umfang auf circa 300 Euro, wobei die Kosten steigen können, wenn die Designs jeweils eine professionelle Agentur übernimmt (sehr zu empfehlen!).
Nicht unüblich ist außerdem, dass ein Hochzeitsauto organisiert wird und das kann durchaus ein beachtlicher Betrag kosten. Sehr gefragt sind selbstverständlich Oldtimer oder auch exotische Autos wie ein Ferrari oder Tesla Model X mit seinen Flügeltüren. Zur Hochzeit darf es eben auch etwas Besonderes sein, denn immerhin bleiben die Hochzeitsfotos für immer.
Der wohl größte Posten in der Budgetplanung dürfte in der Regel aber die Ringe sein, denn je nach Material und Gestaltung könnten dafür bis zu 2.500 Euro anfallen. Eine zusätzliche Gravur wird je nach Anbieter kostenlos übernommen oder gegen eine Gebühr in Höhe von 100 Euro. Diese Kostenfaktoren sollten zuvor besprochen werden.
Die Hochzeitsfotografie wiederum kann dann durch eigene Fotografen aus der Familie geschehen oder durch einen professionellen Anbieter. Ich denke es ist selbstverständlich, dass ein Dienstleister dafür beauftragt wird, immerhin geht es um einen einzigartigen Tag. Dem Zufall sollte hierbei nichts überlassen werden. Die Kosten richten sich je nach Umfang und können jederzeit via E-Mail oder telefonisch angefragt werden.
Bei der freien Trauung muss außerdem noch ein Trauredner engagiert werden und hierfür liegen die Kosten zwischen 500 und 1.500 Euro, wobei die Kosten je nach Bundesland variieren. In Rostock erhalten Sie einen Redner bereits für circa 750 Euro. Wobei sich dies auch nach den Kapazitäten (Angebot und Nachfrage) richtet und Art der Zeremonie.
Es gibt je nach Umfang noch weitere Posten, welche als zukünftiges Ehepaar berücksichtigt werden sollte. Im Internet finden sich hierzu zahlreiche Checklisten.
Gästeliste
Eine Gästeliste ist wichtig, wenn nur mit Menschen gefeiert werden soll, welche einem wichtig sind. Wenn die Feier aber so groß wie möglich sein sollte, dann ist diese Liste nicht notwendig. Wenn hierzu nach meiner Meinung oder nach meinen Erfahrungen gefragt wird, dann rate ich immer dazu, eine Gästeliste anzufertigen.
In Online-Checklisten findet sich die Gästeliste immer unter den ersten Punkten, denn nur so kann sich eine Traumhochzeit entwickeln. Mit Personen, die eigentlich nur flüchtig kennengelernt worden sind, kann der Abend durchaus zerstört werden. Insbesondere dann, wenn auch noch Alkohol fließt.
Dann ist aber auch das Budget eine Variable, die dabei berücksichtigt werden sollte. Bei einer Hochzeitsfeier sollte für jeden Gast eine pauschale von 100 bis 200 Euro gerechnet werden – inklusive Getränke, Speisen, Gastgeschenke, Dekoration und Location. Das bedeutet, dass bei mehr als 20 Personen durchaus ein Betrag von über 2.000 Euro zustande kommt.
Eine Gästeliste kann völlig individuell gestaltet werden. Selbstverständlich wäre wichtig, dass Namen und Personenanzahl eingetragen werden sowie die Personen nochmals in Kategorien zusammengefasst werden – diese Einordnung muss aber intern erfolgen. Gäste in der Kategorie „A“ wären Personen, welche unbedingt kommen sollten. „B“ wiederum Gäste, über die sich gefreut wird und „C“ wären Gäste, die aus einem „entfernteren“ Kreis stammen – zum Beispiel Arbeitskollegen oder ähnliches.
Locationsuche und Anfrage beim Standesamt
Welche Location sich nun eignet, muss jedes zukünftige Ehepaar selbst entscheiden. Die einen nehmen eine örtliche Gastronomie, in welcher entsprechend Platz vorherrscht. Andere wiederum möchten eher in der Natur feiern und organisieren daher über einen Partyzelt-Betreiber alles, was sie benötigen.
Eines steht aber in jedem Fall: Eine Location sollte frühzeitig organisiert werden und auch die Anfrage beim Standesamt sollte so früh wie möglich erfolgen. Die Reservierung sollte dann jeweils stattfinden, sobald sich zu 100 Prozent auf ein Termin geeinigt worden ist. Die Location und das Standesamt wären in der Prioritätenliste ganz weit oben.
„Save the Date“-Karten frühzeitig versenden
Innerhalb der Budgetplanung habe ich bereits die Einladungskarten (auch: „Save the Date“-Karten genannt) angesprochen. Es versteht sich von selbst, dass die Karten so früh wie möglich versendet werden sollen. Wenn der Termin im Standesamt sicher ist, können diese Karten auch umgehend versendet werden.
Das ist nämlich aus der Hinsicht wichtig, dass Freunde und Familie auch wirklich Zeit haben. Nicht jeder hat die Möglichkeit, dass spontan ein Urlaubstag eingetragen wird. Selbst wenn die Hochzeit am Wochenende stattfindet, gilt dies zu berücksichtigen, denn am Wochenende zu arbeiten ist heutzutage gar nicht mehr selten.
Die besten Dienstleister organisieren und beauftragen
Für die verschiedensten Bereiche müssen Angebote eingeholt werden. Welcher Dienstleister aber am geeignetsten ist, richtet sich erneut wieder nach einigen Faktoren. Viele sind hinsichtlich der Musik zum Beispiel nicht so streng und engagieren dafür auch gerne einen Hobby-DJ.
Bei den Fotos und Videos dagegen sind die Menschen eher vorsichtig. Dieses Material ist nämlich äußerst wichtig und es wäre ein Unding, wenn plötzlich Fotos und Videos verschwinden würden. Der Tag lässt sich immerhin nicht mehr wiederholen und daher gilt, dass ein Profi-Fotograf beauftragt werden sollte.
Ein weiterer Punkt ist das Catering. Essen und Getränke können auch selbstständig zubereitet werden, aber in dem ganzen Stress ist das kaum möglich. Insbesondere dann nicht, wenn mehr als 10 Gäste warten. Dann darf auch nicht vergessen werden, dass es EUER Tag ist.
Angebote vergleichen und die Dienstleister vertraglich bestätigen
Wenn jeweils die Anfragen versendet worden sind, dann gilt es, die Angebote zu vergleichen. Keineswegs sollten die Angebote aber anhand des Preises verglichen werden, denn das stellt sich immer als einen großen Fehler heraus. Das Preis-Leistungs-Verhältnis muss stimmen.
Wenn ein Fotograf Ihnen ein günstiges Angebot unterbreitet mit maximal 10 Bildern, dann ist das Angebot keineswegs sinnvoll. Es wird darauf spekuliert, dass über Zusatzbestellungen mehr eingenommen wird. Seriöse Hochzeitsfotografen erstellen realistische Angebote.
Selbiges gilt aber auch für DJs, hier muss die Arbeitszeit berücksichtigt werden und mögliche Zusatzstunden, wenn die Party dann doch etwas länger dauert. Beim Catering kann selten nachverhandelt werden, denn hier wird je nach Gericht und Dessert bezahlt.
In jedem Fall gilt auch hier, dass die Bedingungen vertraglich festgehalten werden müssen.
Trauzeugen benennen
Wie wählt man einen Trauzeugen aus? Diese Frage stellen sich Brautpaare häufig, denn so einfach ist das tatsächlich nicht. Der Trauzeuge ist sowohl seelischer und offizieller Beistand zugleich und daher muss das eine zuverlässige und engagierte Person sein.
Folgende Bedingungen müssen außerdem erfüllt werden:
– Volljährigkeit der Trauzeugen.
– Personalausweis / Reisepass müssen vorgelegt werden.
In der Regel wird der beste Freund oder ein enges Familienmitglied mit dieser Position „gewürdigt“.
Brautkleid und Anzug finden
Sobald die Verlobung geschehen ist, kann auch schon nach einem Brautkleid und Anzug Ausschau gehalten werden. In fast jeder größeren Stadt gibt es dafür die passenden Anlaufstellen, wobei aber auch viele Paare ins Ausland reisen und sich dort Brautkleid und Anzug maßschneidern lassen.
Wie auch immer, wichtig ist, dass Sie sich wohlfühlen. Im Internet finden sich dafür auch geeignete Anlaufstellen, welche zum Teil sogar eine individuelle Beratung via E-Mail oder Videochat bieten. Die Digitalisierung hat zahlreiche Möglichkeiten hierfür geschaffen.
Ringe
Bei den Ringen gibt es immer unterschiedliche Geschmäcker. Beim örtlichen Juwelier kann sich beraten werden bezüglich Material, Kosten und Anfertigung. Aus dem Internet zu bestellen ist nie einfach, weil die Ringgröße selbstverständlich variiert. Es gibt zwar zuverlässige Methoden, dies auszumessen, aber viele Paare sind besser beraten, wenn dies durch einen Experten geschieht. In der Regel wird für die Hochzeitsringe Gold verwendet, denn das Material ist am robustesten. Wer das gewisse Etwas haben möchte, kann den Ring auch mit Diamanten oder alternativen versehen.
Welche Dinge sollten frühzeitig eingeplant werden?
In der nachfolgenden Liste habe ich verschiedene Dinge zusammengefasst, worüber sich frühzeitig Gedanken gemacht werden sollte. Eine frühzeitige Reservierung ist in jedem Falle empfehlenswert:
– Dekoration
– Sitzplan
– Ablaufplan (für den ganzen Tag)
– Hochzeitstorte
– Hochzeitsstrauß
– Friseurtermin für Braut und Bräutigam
– Hochzeitsauto mieten (auch für das Paarshooting)
– Reservierung der Partylocation
– Dienstleiterverträge fertigstellen
– Welche Musikrichtung für den DJ?
Fazit
Wenn all diese Punkte berücksichtigt werden, dann kann nichts mehr schiefgehen! Insgesamt ist es aber immer empfehlenswert, wenn für die Hochzeit ein erfahrener Hochzeitsplaner engagiert wird. Diese Person kann die Organisation der Location und Standesamt übernehmen, aber genauso auch die Dienstleister auswählen, beauftragen und die nötigen Schritte absprechen.